Cách mở file csv

     

Như chúng ta đã biết, file Excel sẽ thường có dạng tên như xml, xls, xlsx,.. những tên file thông thường này thì không khó để Excel có thể tiếp nhận và chuyển sang trang tính cho chúng ta. Vậy chẳng hạn khi chúng ta nhận được một file có định dạng CSV thì sao? Liệu có khả thi để Excel tiếp nhận dạng file này cho chúng ta? Qua bài viết này, aqv.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn cách. chuyển đổi file CSV sang Excel và cách để nhập nhiều tệp CSV trên một trang tính cùng một số ví dụ cụ thể.

Bạn đang xem: Cách mở file csv

Phương thức chuyển đổi CSV sang Excel

Tệp tin CSV thường sẽ xuất hiện khi chúng ta chuyển đổi dữ liệu từ một nguồn bất kỳ sang bảng tính Excel để làm việc. Và thông thường sẽ có 3 cách để chuyển đổi tệp tin CSV sang Excel gồm:

- Nhập CSV vào Excel từ dữ liệu bên ngoài

- Sử dụng Windows Explorer

- Mở file có tên .csv trực tiếp từ Excel

EXG01 - Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Cách để mở tệp tin CSV trong Excel

Bình thường, ta vẫn có thể mở file CSV qua Excel bằng lệnh Open bình thường nếu như file CSV đó được tạo nên từ chương trình khác. Ngoài ra, việc mở file CSV trong Excel như thế này cũng sẽ không chuyển đổi tên tệp tin CSV sang loại .xls hay .xlsx, vậy nên bạn sẽ không cần phải lo lắng về định dạng file bị thay đổi.

Để mở file CSV trong Excel, ta chỉ cần làm theo 3 bước sau:

Bước 1: Ta mở Excel lên, nhấn vào tab File và chọn Open

Bước 2: Hộp thoại Open hiện lên, ở góc bên phải phía dưới ta nhấn vào tab Text Files (*.prn, *. Txt, *. Csv) để lựa chọn cách thức mở file CSV

*

Bước 3: Nhấn vào tệp CSV cần mở

Tới đây sẽ có 2 trường hợp, nếu như bạn mở file CSV thì chắc chắn Excel sẽ mở tệp tin đó và hiển thị trên một bảng tính mới, còn nếu như ta lựa chọn tập tin dưới dạng văn bảng (.txt) thì thay vì mở trang tính mới thì Excel sẽ yêu cầu người dùng mở qua phần mềmImport Text Wizard

Vậy nên khi mở tệp tin dưới dạng CSV thì Excel sẽ sử dụng định dạng dữ liệu mặc định để tiếp nhận một cách chính xác nhất cách nhập của mỗi cột của dữ liệu văn bản. Tuy nhiên thì cách hiển thị của Excel vẫn chưa thể tối ưu, vậy nên bạn nên sử dụng phần mềm Import Text Wizard (có sẵn trong hệ điều hành Windows) nếu như gặp những trường hợp sau đây:

- Chuyển đổi số với số 0 đứng trước và muốn giữ số 0 phía trước trong một trang tính Excel

- Các dấu để tách, phân chia trong tệp CSV.

- Khi cần xem trước dữ liệu trong file CSV trước khi nhập vào Excel

- Khi người dùng cần tìm kiếm linh hoạt

- Khi tệp CSV chứa các loại định dạng ngày khác nhau

Đúng như cái tên Import Text Wizard, ta hoàn toàn có thể thay đổi định dạng .csv sang .txt khi cần mở file hoặc nhập CSV trong Excel

KTG01 - Kế toán tổng hợp từ A - Z - Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Mở file CSV bằng ứng dụng Windows Explorer

Với Windows Explorer thì đây là cách đơn giản nhất để chuyển đổi file CSV sang trang tính Excel. Tất cả việc chúng ta cần làm chỉ là click đúp vào tệp .csv cần mở và tự động nó sẽ nhảy sang trang tính Excel cho chúng ta.

Với cách mở này thì điều kiện duy nhất ta cần. tuân thủ là khi Microsoft Excel được đặt làm chương trình mặc định để mở dạng file .csv. Để biết được ta đã thiết lập file .csv cho Excel hay chưa thì ta chỉ cần nhìn vào file .csv xem nó có hiển thị biểu tượng Excel màu xanh trong Window Explorer.

Vậy làm sao để thiết lập Microsoft Excel thành chương trình mặc định để mở tệp tin .csv? Ta chỉ cần 2 bước sau đây.

Bước 1: Ta truy cập vào Windows Explorer, chọn một tập tin .csv bất kỳ rồi chọnOpen with… > Choose default program

Bước 2: Hộp thoại Open With hiện ra, ta nhấp chọn Excel (desktop) trong mục Recommended Programs và tích vào hộp thoại "Always use the selected program to open this kind of file” và cuối cùng là nhấn OK để hoàn thành

*

Mở file CSV bằng Excel

Với cách mở trực tiếp này thì Excel sẽ tự động chuyển đổi tên file từ .csv sang dạng .xlsx để có thể đưa vào bảng tính hiện tại hoặc một bảng tính mới của Excel. Tuy nhiên bạn cũng nên chú ý rằng việc chuyển đổi sang dạng .xlsx chỉ xuất hiện trên phiên bản Office 2007 trở lên, còn phiên bản Office 2003 hoặc cũ hơn thì tên file sẽ là .xls

Để nhập file CSV vào Excel, chúng ta sẽ làm như sau:

1: Nhấn đúp vào file .csv hoăc .txt chúng ta cần mở

2: Ta tìm đến phần Data trên thanh công cụ của Excel rồi nhấn From Text

*
3: Ta tìm tới tệp. CSV cần nhập vào Excel rồi nhấn đúp hoặc nhấn vào nút Import

*

4: Từ đây Text Import Wizard sẽ xuất hiện

Hình ảnh dưới đây là file CSV trước và sau khi mở bằng Excel

*

Những bước tiếp theo sẽ giúp chúng ta làm việc trên tệp tin .csv này

Bước 1: Đầu tiên ta sẽ chọn dòng số hàng và loại file để nhập dữ liệu vào tệp tin bằng cách tích vào ô Delimited và chọn dòng 1 tại phần "Start import at row 1"

*

Bước 2: Tiếp theo ta sẽ lựa chọn hai tuỳ chọn là DelimitersText Qualifier. Ý nghĩa của việc lựa chọn Delimiters tức là ký tự phân tác các giá trị trong tệp .csv của bạn. Trường hợp mà tệp CSV của bạn chứa những ký hiệu không có trong danh sách có sẵn thì ta sẽ tích vào phần Other rồi nhập ký tự mà bạn muốn hiển thị. Như ở ví dụ này, ta chỉ định Comma Tab để sản phẩm đươc ngăn cách bởi các tab, cùng với đó là ngăn cách ID đơn hàng và số bán hàng bằng dấu phẩy (Comma)

Như hình ảnh dưới đây, phần Text qualifer sẽ có chức năng tự kết hợp các giá trị trong tệp văn bản của bạn, vì vậy mà tất cả văn bản đính kèm trong các ký hiệu Text qualifier, chẳng hạn như "Text1,text 2" sẽ được quy về dưới dạng một giá trị. Ở ví dụ minh hoạ này ta đã chọn dấu phẩy (Comma) và dấu ngoặc kép là là Text Qualifier. Nhờ việc lựa chọn này mà tất cả các số thập phân sẽ được nhâp vào một ô (bởi số thập phân chứa cả dấu phẩy). Còn nếu như ta không quy ước dấu phẩy và ngoặc kép vào Text Qualifier thì số thập phân sẽ đưa vào hai ô liền kề nhau

*

Bước 3: Bấm Finish để hoàn thành tác vụ này

Chú ý: Nếu các dấu phẩy xuất hiện với tần suất liên tiếp hoặc các ký tự phân cách xuất hiện trong tệp tin .csv thì ta đánh dấu vào ôTreat consecutive delimiters as oneđể ngăn các ô trống xuất hiện

Tiếp tục ta sẽ quay trở về với màn hình làm việc Excel.

Xem thêm: Nêu Cấu Tạo Và Chức Năng Của Mô Liên Kết Gồm Các Loại Mô Nào

5. Ở hộp thoại Import Data, ta sẽ điền đích đến của dữ liệu vừa nhập hoặc mở trên một trang tính mới rồi nhấn OK

*

Ngoài ra, bạn cũng có thể vào mục Properties để tiếp tục tuỳ chỉnh những cài đặt nâng cao khác như định dạng, bố cục,...

*

Lưu ý: Nếu tập tin .csv của bạn chứa những dữ liệu dưới dạng ngày tháng thì Excel không thể chuyển đổi giá trị này một cách chính xác. Vậy để thay đổi định dạng này ta cần lựa chọn những ô chứa những ký hiệu ngày tháng rồi chọn Format Cell từ danh sách tuỳ chọn

Những giải pháp khắc phục khi chuyển đổi CSV sang Excel

Từ đầu bài viết đến giờ, có lẽ nhiều bạn đang thắc mắc CSV nghĩa là gì, nó được hình thành thế nào. Cái tên CSV cụ thể là Comma-Separated Values, tức có nghĩa là sử dụng dấu phẩy để ngăn cách các giá trị, cùng với đó là 30 năm xuất hiện cùng với Excel của Microsoft. Tên là "phân cách" dấu phẩy thế nhưng nó còn phân cách được cả Tab (tệp TSV - phân tách tab -Tab-Separated Values) vàSemicolon (tệpSCSV -semicolon separated values - phân cách dấu chấm phẩy)

Ngoài ra một số tệp CSV phủ các trường dữ liệu qua dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn, hoặc cũng có thể yêu cầu dấu byte Unicode (BOM) để đưa chính xác về dạng Unicode

Khi chuyển đổi một file Excel sang dạng CSV sẽ diễn ra sự thiếu nhất quán, điều này thể hiện rõ nhất khi ta cập nhật tệp .csv vào Excel, từ đây sẽ xảy ra vấn đề tập tin CSV hiển thị không chính xác trên Excel. Để truy ra vấn đề này thì nó đến từ việc các bộ tách biệt khác nhau giữa cài đặt trongWindows regional and languages và tệp CSV. Khu vực Bắc Mỹ đã quy định List Separator là dấu phẩy, còn ở khu vực châu Âu thì dấu phẩy được quy vào dấu số thập phân List Separator lại là dấu chấm phẩy

Để giải quyết được vấn đề này, aqv.edu.vn sẽ đưa ra chọn bạn 5 phương pháp khác nhau để lựa chọn tuỳ vào trường hợp bạn đang gặp.

1. Sử dụng VBA để mở dấu chấm phẩy phân cách tệp tin CSV

2. Đổi tên file .csv sang dạng .txt (văn bản): Sau khi chuyển đổi sang dạng văn bản, tệp .txt sẽ tự động mở Text Import Wizard, từ đây bạn có thể chọn bất kỳ dấu phân cách nào trong tệp .csv

3. Tuỳ chọn dấu phân cách cần thiết trong Excel (chỉ sử dụng trên Excel 2010 và 2013): Ta tìm đến phần Data > Data Tools > Text To Columns

*

Tới đây, ta chọn Convert Text to Columns, tích vào Delimited và chọn Next rồi chọn dấu cần tách tiếp theo và nhấn Finish

*

4. Đưa dấu phân tách về đúng kiểu trong CSV: Với cách này ta mở file CSV bằng một trình soạn thảo văn bản và thêm vào dòng văn bản dưới đây vào dòng đầu tiên:

-Phân tách bằng dấu phẩy: sep =,

- Phân tách ra bằng dấu chấm phẩy: sep =;

5. Thay đổi dấu phân cách bằng đưa ra tuỳ chỉnh trongRegion and Language.

Để mở cài đặt Region and Language, ta nhấn vào nút Start để mở cửa số Control Panel, tiếp tới ta chọn phần Region and Language > Additional Setting. Tới đây màn hình hiển thị sẽ hiện ra cửa sổCustomizeFormat, ta chọn dấu chấm (.) là dạng Decimal Symbol và dấu phẩy (,) là List Separator

*

Hoàn thành xong tác vụ trên, ta chỉ cần nhấn OK là xong. Với thiết lập này thì tất cả các ứng dụng trên máy tính của bạn cũng sẽ thay đổi dấu phân tách theo chứ không riêng gì Microsoft Excel

Số không ở đầu biến mất khi mở tệp CSV

Với trường hợp này thì thì tệp .csv của chúng ta sẽ xuất hiện các giá trị bằng số 0 ở đầu, những số 0 này cũng sẽ không mất đi nếu như ta mở tệp. CSV trên Excel. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là bởi mặc định của Excel mặc định hiển thị tập tin CSV dạng General (dạng chung) đê loại bỏ các số 0 ở đầu.Giải pháp cho "bệnh" này là thay vì mở tệp .csv bằng Excel, chúng ta hãy mở bằng Text Import Wizard rồi mới chuyển sang Excel

Khi hộp thoại Text Import Wizard hiện ra tới bước thứ 3, ta chọn cột có chứa giá trị số không ở đầu rồi thay đổi định dạng của cột đó sang dạng text. Bước này sẽ giúp bạn chuyển CSV của bạn sang Excel mà vẫn giữ được số 0 ở đầu mỗi giá trị

Chuyển đổi giá trị ngày tháng trong tệp CSV

Lỗi này có nghĩa là một vài giá trị của tệp .csv nhìn khá giống định dạng ngày tháng, vậy nên Excel đã tự động chuyển đổi những giá trị này từ dạng văn bản sang dạng ngày tháng. Cũng giống như tình huống trên, Excel tự định dạng tệp .csv dưới dạng General

và tự động chuyển đổi những văn bản trông giống ngày tháng sang định dạng ngày tháng của Excel

Giải pháp của tình huống này là ta sẽ chuyển CSV sang Excel qua Text Import Wizard(Datatab >From Text). Tại bước số 3 , ta chọn các cột với các bản ghi giống với ngày tháng và thay đổi định dạng cột thành Text

Hoặc nếu bạn muốn đảo ngược lại, tức bạn muốn cột đó chuyển đổi sang ngày tháng trong Excel thì ta chỉ cần đặt định dạng của cột này là Date và đưa ra định dạng mong muốn.

Nhập nhiều file CSV vào Excel

Bước 1: Ta nhấn vào File > Open rồi chọnext Files (*.prn, *.txt, *.csv) ở góc dưới bên phải.

Xem thêm: Vai Trò Của Nước Đối Với Đời Sống Thực Vật, Vai Trò Của Nước Trong Cây (Thực Vật)

Bước 2: Để lựa chọn nhiều tệp, ta giữ Shift rồi kéo từ file đầu xuống cuối cùng. Còn nếu như ta muốn chọn nhiều file tách rời nhau thì nhấn Ctrl rồi nhấn vào từng tệp .csv một

Bước 3: Nhấn Open để hoàn thành

*

Vấn đề duy nhất khi ta sử dụng cách mở một loạt tệp tin này là từng tập tin CSV ta vừa chọn sẽ bị Excel coi là từng một bảng tính riêng biệt, vậy nên việc ta chuyển qua lại các trang tính Excel khá là bất tiện.

Ngoài ra bạn đọc cũng có thể tìm hiểu qua những nội dung về Excel trên trang aqv.edu.vn

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel

HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ