Cách Làm Báo Cáo Bằng Biểu Đồ

     

Biểu đồ dùng là đồ họa hiển thị dữ liệu dạng số vào một ba trí bé dại gọn, trực quan tiền và cho biết các mối quan hệ dữ liệu thiết yếu. Bạn có thể thêm biểu thứ vào biểu mẫu/báo cáo nhằm trực quan lại hóa dữ liệu của chính mình và đưa ra ra quyết định sáng suốt. Chúng ta có thể kết ghép biểu vật dụng với bảng hoặc truy hỏi vấn và thiết lập cấu hình biểu đồ với khá nhiều thuộc tính khác nhau. Thậm chí, bạn có thể làm cho biểu đồ mang tính tương tác. Ví dụ: giả dụ bạn chọn một trường danh mục khác trên bộ lọc biểu chủng loại hoặc báo cáo, các bạn sẽ thấy những giá trị biểu thiết bị khác nhau. Trong Access, chúng ta cũng có thể tạo biểu thứ cột, đường, thanh, hình tròn trụ và kết hợp.

Bạn đang xem: Cách làm báo cáo bằng biểu đồ

Ghi chú gặp sự vậy khi hiển thị biểu đồ vật của bạn? Để hiểu thêm thông tin, hãy coi biểu đồ biến mất khi các bạn thêm chú thích (chuỗi) trong ngăn thiết lập biểu đồ.

Biểu trang bị kết hợp: biểu thứ cột liên các thể hiện con số nhà bán hàng năm và biểu đồ vật đường biểu đạt giá trung bình hàng tháng

*

Bạn muốn làm gì? chế tạo biểu trang bị — cách bắt đầu— setup dữ liệu— cài đặt định dạng— Liên kết suy xét quan trọngvới dữ liệu trên biểu chủng loại hoặc báo cáo

Chọn các loại biểu đồ tốt nhất cho yêu cầu của bạn— Cột (với đoạn phim từng bước) — loại (với video clip từng bước) — Thanh (với video từng bước) — hình tròn trụ (với video clip từng bước) — combo (với đoạn phim từng bước) các phương pháp tốt độc nhất để tạo ra biểu vật Access

Tạo biểu đồ

Các bước quan trọng để chế tạo biểu vật trong Access là:

Kết ghép biểu vật với nguồn tài liệu (chẳng hạn như bảng hoặc truy vấn).

Ánh xạ các trường với các chiều biểu đồ, là những thành phần chủ yếu của một biểu đồ. Những chiều Trục (Danh mục), Chú giải (Chuỗi) với Giá trị (Trục Y) đầy đủ được trình diễn theo những cách khác nhau tùy thuộc vào một số loại biểu đồ.

Thêm các thành phần biểu đồ bổ sung (chẳng hạn như nhãn dữ liệu và đường xu hướng) để nâng cao và hiểu rõ biểu đồ.

Định dạng biểu thứ và các thành phần không giống nhau của biểu đồ. Chúng ta cũng có thể định dạng các chuỗi tài liệu riêng lẻ, là một trong những tập hợp các giá trị vào một cột, thanh, mặt đường hoặc lát cắt hình tròn trụ tương ứng với chú thích biểu đồ.

Đầu trang

Các cách bắt đầu

Tạo hoặc mở biểu chủng loại hay báo cáo trong cửa sổ Thiết kế. Để tạo, chọn tạo > thiết kế biểu mẫu hoặc thiết kế báo cáo. Để mở, bấm vào phải vào thương hiệu biểu mẫu hoặc báo cáo trong thanh dẫn hướng, rồi lựa chọn Thiết kế biểu mẫu hoặc Thiết kế báo cáo.

Đầu trang

Cài để dữ liệu

Chọn tab Dữ liệu trên chống Cài đặt biểu đồ.

Trong những mục Trục (Danh mục), Chú giải (Chuỗi) với Giá trị (Trục Y), chọn tối thiểu hai trường để chế tạo biểu đồ. Tiến hành các làm việc sau:

Trục (Danh mục) bên dưới mục này, hãy lựa chọn 1 hoặc các trường.

Chiều biểu đồ dùng này hiển thị các giá trị nằm ngang trong sắp xếp biểu đồ vật XY ngơi nghỉ biểu thiết bị cột liên các và biểu đồ vật đường, tương tự như các quý giá theo theo hướng dọc trong biểu đồ vật thanh liên cụm.

Trục biểu đồ vật cột liên cụm

Trục biểu thiết bị đường

Trục biểu đồ vật thanh liên cụm

Kết tập mang định của trường ngày là Tháng. Để ráng đổi, click chuột mũi tên xuống và lựa chọn từ danh sách, bao hàm cả tùy lựa chọn Không có để đào thải kết tập.

Khi các bạn chọn các trường Trục (Danh mục), một khối hệ thống phân cung cấp gồm những khấc phân tách độ sẽ tiến hành tạo dọc theo con đường chiều (chẳng hạn như tiểu bang bên phía trong Khu vực).

chú thích (Chuỗi) dưới mục này, hãy chọn một trường.

Chiều biểu đồ vật này đã xoay các giá trị trường vào các đầu đề cột. Ví dụ: các giá trị vào trường đái bang được hoán đổi làm cho đầu đề cột và mỗi giá bán trị biến hóa một chuỗi tài liệu riêng biệt.

giá trị (Trục Y) bên dưới mục này, hãy lựa chọn 1 hoặc các trường.

Chiều biểu vật này hiển thị những giá trị theo chiều dọc củ trong bố trí biểu thiết bị XY vào biểu đồ vật cột liên các và biểu trang bị đường, cũng giống như các quý hiếm theo chiều ngang trong biểu đồ dùng thanh liên cụm.

Giá trị biểu vật dụng cột liên cụm

Giá trị biểu trang bị đường

Giá trị biểu thiết bị thanh liên cụm

Mỗi trường các bạn chọn khớp ứng với một chuỗi dữ liệu. Khi bạn chọn nhị hoặc các trường Giá trị (Trục Y), chúng ta không thể lựa chọn một trường Chú giải (Chuỗi). Theo mặc định, các trường Giá trị (Trục Y) sẽ biến chú giải.

Theo mang định, từng trường được chọn hầu như được kết tập. Đối với ngôi trường số với tiền tệ, kết tập mặc định là Tổng. Đối với toàn bộ các trường khác, kết tập mặc định là Đếm. Để biến hóa kết tập, nhấn vào mũi tên xuống, rồi lựa chọn từ danh sách, bao hàm cả tùy lựa chọn Không có để sa thải kết tập.

Ghi chú những trường văn phiên bản phải áp dụng kết tập Đếm. Tất cả trường Giá trị (Trục Y) được chọn cần được kết tập hoặc ko kết tập.

Lưu ý có thể phối hợp những trường không giống nhau nhưng hãy lưu ý đến những điều sau:

Ở mức buổi tối thiểu, chọn tối thiểu một trường Trục (Danh mục) với một trường Giá trị (Trục Y).

Bạn chỉ bao gồm thể lựa chọn một trường Chú giải (Chuỗi) nhưng bạn có thể chọn những trường từ các mục Giá trị (Trục Y) hoặc Trục (Danh mục).

Nếu bạn lựa chọn một trường Trục (Danh mục) cùng một trường Chú giải (Chuỗi), các bạn chỉ gồm thể lựa chọn 1 trường Giá trị (Trục Y). Để thêm một trường Giá trị (Trục Y) xẻ sung, hãy bỏ chọn trường Trục (Danh mục) hoặc trường Chú giải (Chuỗi).

Nếu bạn chọn 1 trường Chú giải (Chuỗi), hãy chỉ chọn 1 trường Giá trị (Trục Y) với trường này đề xuất được kết tập.

Đầu trang

Cài đặt định dạng

Chọn tab Định dạng trên ngăn Cài để biểu đồ.

Chọn một chuỗi dữ liệu từ danh sách thả xuống.

mỗi chuỗi tài liệu có một tập phù hợp thuộc tính duy nhất

Đối với từng chuỗi dữ liệu, hãy để một hoặc nhiều thuộc tính sau đây:

thương hiệu hiển thị thương hiệu của Chuỗi tài liệu trong chú giải biểu đồ.

một số loại biểu đồ thuộc tính này chỉ hiển thị với Biểu vật dụng kết hợp. áp dụng thuộc tính này nhằm thêm những loại biểu đồ khác nhau vào Biểu đồ dùng kết hợp, từng biểu đồ cho 1 chuỗi dữ liệu. Tổng hợp Biểu đồ phối kết hợp mặc định là Biểu vật cột liên nhiều cho chuỗi dữ liệu trước tiên và Biểu đồ dùng đường cho chuỗi dữ liệu thứ hai. Chúng ta cũng có thể đặt vẻ bên ngoài biểu đồ khác nhau cho từng chuỗi dữ liệu. Ví như biểu thiết bị chỉ tất cả một chuỗi tài liệu thì đó là Cột liên cụm.

Ghi chú kị nhầm lẫn nằm trong tính này với ở trong tính Loại biểu đồ trong trang tính nằm trong tính biểu đồ.

Độ dày đường chọn độ dày đường theo nấc tăng 0,25 điểm. ở trong tính này chỉ hiển thị với Biểu trang bị đường.

nhiều loại gạch Chọn loại đường Nét liền, Gạch, Chấm, Gạch chấm hoặc Gạch chấm chấm. Nằm trong tính này chỉ hiển thị cùng với Biểu vật dụng đường.

Vẽ chuỗi trên lựa chọn 1 trục bao gồm hoặc phụ để vẽ chuỗi dữ liệu. Sử dụng tùy lựa chọn này lúc chuỗi tài liệu biểu đồ gồm sự xê dịch lớn hoặc có đơn vị chức năng đo khác nhau (chẳng hạn như kinh phí và số lượng). Biểu đồ kết hợp gồm cột liên cụm và đường cũng đều có tiêu đề trục hay là biểu đồ hiệu quả nhất.

cơ chế thiếu dữ liệu lựa chọn một trong những tùy lựa chọn sau: Vẽ dưới dạng số không để sử dụng số 0 đại diện thay mặt cho dữ liệu bị thiếu, Không vẽ để bỏ qua tài liệu bị thiếu cùng Vẽ dưới dạng nội suy để thống kê giám sát dữ liệu mới sẽ được điền vào tài liệu còn thiếu. Nằm trong tính này chỉ hiển thị với Biểu vật đường.

Xem thêm: Trong Các Câu Sau Câu Nào Là Mệnh Đề Đúng ? Trong Các Câu Sau, Câu Nào Không Phải Là Mệnh Đề

màu tô chuỗi lựa chọn 1 màu để tô vào chuỗi dữ liệu, ví dụ như cột hoặc thanh.

màu viền Chuỗi chọn màu để tô viền đến chuỗi dữ liệu, chẳng hạn như cột hoặc thanh.

Hiển thị nhãn dữ liệu lựa chọn tùy chọn này nhằm hiển thị nhãn dữ liệu giúp làm rõ chuỗi dữ liệu.

Hiển thị đường xu hướng lựa chọn tùy chọn này nhằm hiển thị mặt đường xu hướng, đấy là một cách để hiển thị xu thế dữ liệu.

Tùy chọn đường xu hướng lựa chọn một trong các đường xu hướng sau:

tuyến đường tính Đây là mặt đường thẳng cân xứng nhất cho những tập tài liệu tăng hoặc bớt với tốc độ ổn định.

Hàm mũ Đây là 1 trong những đường cong biểu diễn các số dương tăng hoặc giảm với vận tốc tăng liên tục.

Hàm lô-ga-rít Đây là con đường cong cân xứng nhất để thể hiện dữ liệu tốc độ chuyển đổi tăng hoặc giảm nhanh chóng, rồi dần biến hóa chậm lại.

Hàm nhiều thức Đây là đường tương xứng nhất lúc dữ liệu của chúng ta biến động, ví dụ như tăng và bớt trên một tập dữ liệu lớn.

Lũy thừa Đây là mặt đường cong biểu diễn những số dương tăng theo một vận tốc cụ thể, chẳng hạn như sự tăng speed trong khoảng thời hạn 1 giây.

vừa đủ di chuyển Đây là một phương pháp để cân bằng biến động trong dữ liệu và bộc lộ mẫu hình hoặc xu hướng ví dụ hơn.

Tên con đường xu hướng Nhập tên có chân thành và ý nghĩa hơn để hiển thị trên chú thích biểu đồ.

hình trạng vạch dấu chọn một hình để triển khai vạch lốt đường. ở trong tính này chỉ hiển thị với Biểu đồ vật đường.

Đầu trang

Cân kể quan trọng

Tổng hợp tuy vậy nguồn dữ liệu thường sẽ bước đầu dưới dạng một tập hợp tài liệu không được kết tập, khi chúng ta tạo biểu đồ, theo khoác định Access sẽ tạo các phép tính kết tập như Tổng, Đếm với Trung bình trên những trường để giúp đơn giản hóa số chuỗi dữ liệu. Tuy nhiên, bạn có thể loại bỏ những phép tính kết tập mặc định bằng cách chọn Không có trong list thả xuống. Tiến trình chọn ngôi trường và lựa chọn kết tập này sẽ tạo câu lệnh SELECT, SQL GROUP BY hoặc TRANSFORM được tàng trữ trong ở trong tính Nguồn sản phẩm được gửi đổi. Để xem câu lệnh, bấm chuột phải vào thuộc tính, rồi chọn Thu phóng. Sau đây là tóm tắt về ba kĩ năng chính:

Nếu bạn chọn ngôi trường Trục (Danh mục) Giá trị (Trục Y) nhưng thải trừ các kết tập, Access sẽ chuyển đổi nguồn sản phẩm thành một câu lệnh SELECT đơn giản hơn. Ví dụ:

SELECT , FROM nếu như khách hàng chọn ngôi trường Trục (Danh mục) Giá trị (Trục Y), Access sẽ chuyển đổi nguồn hàng thành câu lệnh GROUP BY. Ví dụ:

SELECT , Sum() AS GROUP BY ORDER BY nếu như khách hàng cũng chọn 1 trường Chú giải (Chuỗi), Access sẽ biến hóa nguồn hàng thành một truy nã vấn chéo cánh bảng (sử dụng câu lệnh tróc nã vấn TRANSFORM SQL). Các giá trị trường bởi vì mệnh đề PIVOT của câu lệnh truy vấn SQL TRANSFORM trả về được áp dụng làm đầu đề cột, chẳng hạn như trường đái bang, điều này rất có thể tạo ra các đầu đề -- từng đầu đề lại sở hữu một chuỗi dữ liệu riêng biệt. Ví dụ:

TRANSFORM Sum() AS SELECT FROM GROUP BY ORDER BY PIVOT Để biết thêm tin tức về kết tập dữ liệu, hãy xem mục góp cho tài liệu tóm tắt trở đề nghị dễ hiểu hơn bằng phương pháp sử dụng truy nã vấn chéo cánh bảng.

Thuộc tính Để thiết lập thêm biểu đồ, nên lựa chọn thiết kế > trang thuộc tính > , Hiển thị tất cả các thuộc tính liên quan đến biểu đồ. Dấn F1 bên trên từng ở trong tính để nhận trợ góp về thuộc tính đó. Khi bạn sửa đổi một nằm trong tính trong Trang thuộc tính, giá bán trị khớp ứng sẽ chuyển đổi trong chống Cài đặt biểu đồ cùng ngược lại.

Có các thuộc tính Định dạng đặc điểm với những biểu đồ. Bạn có thể sử dụng những thuộc tính này nhằm định dạng cực hiếm trục, tiêu đề với biểu đồ. Cũng đều có một số nằm trong tính Dữ liệu đặc điểm với các biểu đồ, bao gồm Xem trước tài liệu trực tiếp, Nguồn hàng được đưa đổi; Trục biểu đồ, Chú giải biểu đồ với Giá trị biểu đồ.

Thêm trục tung phụ khi bạn tạo biểu đồ, thông thường có một trục tung chủ yếu nhưng chúng ta có thể thêm trục tung phụ khi dữ liệu có sự dao động lớn hoặc để vẽ các đơn vị đo không giống nhau, chẳng hạn như giá tiền và số lượng. Tỷ lệ của trục tung phụ thể hiện các giá trị của chuỗi tài liệu được liên kết. Để thêm trục tung phụ, hãy sử dụng thuộc tính Vẽ chuỗi trên trên tab Định dạng của ngăn Cài đặt biểu đồ.

Thêm con đường xu hướng Đối với dữ liệu dạng số, bạn cũng có thể muốn thêm đường xu hướng để hiển thị xu thế dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng những tùy lựa chọn Đường xu hướngTên mặt đường xu hướng trên tab Định dạng trong phòng Cài để biểu đồ.

Sửa đổi biểu đồ Để sửa đổi một biểu đồ, hãy mở biểu chủng loại hoặc report ở dạng xem xây cất hoặc tía trí, rồi chọn biểu đồ để mở ngăn Cài đặt biểu đồ. Để gửi sang nhiều loại biểu đồ dùng khác, hãy chọn một biểu thiết bị khác từ list thả xuống thuộc tính Loại biểu đồ. Chúng ta có thể thay đổi ngẫu nhiên biểu đồ đơn nào thành Biểu trang bị kết hợp bằng cách thay thay đổi thuộc tính Loại biểu đồ bên trên trang thuộc tính (chứ chưa hẳn tab Định dạng của chống Cài đặt biểu đồ).

làm cho mới dữ liệu nguồn Để làm cho mới tài liệu biểu đồ, hãy gửi sang dạng xem biểu chủng loại hoặc báo cáo, lựa chọn biểu đồ, rồi lựa chọn Làm bắt đầu tất cả (hoặc dìm F5).

Cài để biểu đồ Nếu phòng Cài để biểu đồ bị đóng, hãy bảo đảm bạn đã chọn biểu đồ, rồi lựa chọn Thiết kế > Cài để biểu đồ.

Biểu đồ vật thời cổ xưa điển né nhầm lẫn biểu đồ new

*
, được kiến thiết trên công nghệ hiện đại, cùng với biểu đồ cổ điển
*
, là Điều khiển ActiveX. Mặc dù nhiên, chúng ta vẫn có thể sử dụng biểu đồ cổ điển và thậm chí còn thêm biểu đồ này vào một trong những biểu mẫu hoặc report có biểu trang bị mới.

Đầu trang

Liên kết biểu đồ gia dụng với tài liệu trên biểu mẫu mã hoặc báo cáo

Để chế tác biểu đồ tác động với tài liệu trên biểu mẫu hoặc báo cáo, hãy kết ghép biểu đồ với 1 nguồn tài liệu dưới dạng biểu mẫu hoặc báo cáo. Sau đó, để một trường khớp cho các thuộc tính tài liệu Liên kết trường con cùng Liên kết trường cái của biểu đồ.

Đặt ở trong tính Nguồn bản ghi của biểu thiết bị giống với ở trong tính Nguồn phiên bản ghi của biểu chủng loại hoặc báo cáo.

Bấm vào biểu đồ, mở Trang thuộc tính của biểu đồ bằng cách nhấn F4, rồi nhấp chuột tab Dữ liệu.

Bấm vào nút Dựng

*
trong vỏ hộp thuộc tính Liên kết ngôi trường con hoặc Liên kết trường cái.

Hộp thoại Trình liên kết trường biểu mẫu mã con xuất hiện.

Trong Liên kết trường cái cùng Liên kết ngôi trường con, chọn trường mà bạn có nhu cầu liên kết, rồi click chuột OK. Rất tốt là thực hiện trường danh mục, chẳng hạn như Tiểu bang, phân khúc thị phần hoặc Vùng.

Nếu bạn không chắc chắn rằng nên sử dụng trường nào, hãy bấm chuột Đề xuất để xem các đề xuất.

Đầu trang

Chọn một số loại biểu đồ phù hợp nhất cho yêu cầu của bạn

Các mục sau báo tin cơ bản về biểu thiết bị và giúp đỡ bạn quyết định nên thực hiện biểu đồ nào.

Biểu đồ vật là gì?

Biểu trang bị là đồ họa hiển thị dữ liệu số vào một tía trí nhỏ gọn, trực quan lại và cho thấy các mọt quan hệ tài liệu thiết yếu. Biểu đồ có nhiều thành phần. Một trong những thành phần trong số này được hiển thị theo mang định, một vài khác có thể được thêm lúc cần. Bạn cũng có thể thay đổi vẻ ngoài của những thành phần biểu đồ bằng cách chỉnh cỡ hay chuyển đổi định dạng. Chúng ta cũng có thể loại bỏ những thành phần biểu đồ nhưng bạn không thích hiển thị. Sơ đồ dưới đây thể hiện những thành phần biểu vật cơ bản.

Đầu trang

Bạn hoàn toàn có thể tạo phần lớn biểu đồ vật nào?

Trong Access, bạn cũng có thể tạo biểu đồ vật cột, đường, thanh, hình tròn và biểu thiết bị kết hợp. Mục này lý giải về từng biểu đồ với các trường hợp áp dụng tốt nhất có thể của biểu trang bị đó.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Lấy Văn Bản Từ Hình Ảnh, Copy Chữ Từ File Ảnh Thật Dễ Dàng

Cột

Trong biểu thứ cột, những danh mục hiển thị dọc theo trục hoành (thuộc tính Trục (Danh mục)) và các giá trị hiển thị dọc theo trục tung (thuộc tính Giá trị (Trục Y)). Thông thường, bạn lựa chọn 1 trường đến chiều Trục (Danh mục) cùng một hoặc những trường đến chiều Giá trị (Trục Y), từng trường sẽ biến đổi một Chuỗi dữ liệu. Nếu như bạn chọn những trường cho chiều Giá trị (Trục Y), hãy suy xét vẽ vật dụng thị dọc theo một Trục riêng biệt.